La fenêtre Organiser permet de gérer des contenus. Elle donne accès à haut niveau aux objets suivants : affichages, rapports, modules, tables, filtres, calendriers, mappages, champs et groupes. L’organisateur propose des actions dans les boutons du centre : copier, annuler, renommer et supprimer. Ces actions agissent sur les objets présentés dans la partie de gauche ou de droite.
Par défaut, la partie de droite présente les objets contenus dans votre projet. La partie de gauche présente les objets présents dans le fichier modèle Global.MPT. Les objets du modèle Global sont produits par Microsoft et sont accessibles à tout moment depuis les menus de Project. À sa première utilisation, l’objet est copié dans le fichier de projet et l’utilisateur peut y modifier les paramètres comme il le souhaite. De cette manière, les objets gardent leur forme originale intacte et les paramètres choisis par les utilisateurs sont préservés dans le fichier du projet.
Il est également possible de modifier les objets du modèle Global. Par exemple, si vous avez créé un calendrier pour votre entreprise et que vous aimeriez l’utiliser dans d’autres projets, vous pourriez l’ajouter au modèle Global. De cette manière, votre calendrier apparaîtra dans le menu de Project et vous pourrez l’utiliser dans tous vos projets.
Pour lancer l’organisateur, vous pouvez passer par plusieurs chemins, mais notamment sous l’onglet Fichier dans la section Information.
Planifier dans un projet c’est ce qui consiste à prioriser et à sélectionner quelles tâches seront effectuées par les ressources pour une période de référence donnée. Il faut distinguer la phase de planification et l’exercice de planification. L’exercice de planifier les tâches s’opère sur l’ensemble de l’exécution d’un projet ou de plusieurs projets. Mais avant de procéder à la planification d’un projet il faut : avoir terminé la création de l’échéancier ; avoir affecté des ressources aux tâches et être prêt à démarrer.
Vous devrez exécuter périodiquement ces trois étapes. Nous verrons plus loin quelles sont les actions à prendre pour chacune de ces étapes. Voyons maintenant à quel moment survient cette période de référence et pourquoi la planification ne porte que sur cette période. Pour nous aider, voici une ébauche du cycle de vie d’une tâche :
Cycle de vie des tâches
Création des tâches dans l’échéancier.
Affectation de ressources aux tâches.
Première planification des premières tâches du projet.
Démarrage de l’exécution du projet.
Mise-à-jour du projet.
La planification des tâches de la période de planification.
Exécution ! Si le projet n’est pas fini : retour à l’étape 5.
Fin du projet.
Au moment où les tâches sont ajoutées à l’échéancier, il n’est pas encore possible de les planifier. Il faudra au moins leur affecter une ressource pour pouvoir déterminer le moment où la ressource sera disponible pour l’exécuter. Une fois l’échéancier et les affectations complétés, il faudra réaliser une première planification. Cette première planification portera seulement sur les premières tâches du projet. Une vue globale de l’ensemble des tâches sera réalisée pour évaluer le volume de travail des ressources pour l’ensemble du projet, mais la planification ne porte que sur le court terme.
Vous pouvez maintenant démarrer votre projet. C’est à ce moment que vous devez débuter la planification périodique des tâches. Cette planification périodique porte sur les tâches de la période de référence ou de planification (les tâches à court terme). À la fin de la période de planification, vous devrez exécuter le cycle à nouveau. Au fil du temps, les tâches lointaines s’approcheront. Un jour, elles arriveront proche de la période de planification et seront évaluées à moyen terme. Elles finiront par arriver dans la période de planification et seront planifiées formellement. On peut dire que les tâches futuristes deviennent de plus en plus réalistes. Elles deviendront réalisables une fois qu’elles seront formellement planifiées. Ce n’est qu’une fois qu’elles seront complétées qu’elles deviendront réelles.
Planification périodique des tâches du projet
Pour simplifier l’explication, utilisons une période d’une semaine.
L’exercice de la planification ne peut être valide que si le projet est à jour et que tout le travail à faire est à une date postérieure à la date du jour. Pour mettre le projet à jour, l’utilisateur doit entrer les valeurs réelles du travail effectué la semaine dernière. Dans certains cas, des feuilles de temps peuvent être utilisées ou, plus simplement, les boutons de pourcentages du menu Tâche. S’il y a lieu, on doit entrer du travail supplémentaire. Ultimement, on informe le logiciel du statut actuel des tâches du projet. Si une tâche a pris du retard, le travail qui n’a pas été terminé tel que prévu doit également être prévu à nouveau la semaine prochaine ou après.
2. La planification.
Une fois que les données réelles concernant la semaine passée sont entrées et que le travail non terminé est prévu à nouveau la semaine prochaine ou après, on dit que le projet est à jour. Vient le temps de planifier. On regarde l’utilisation des ressources pour la semaine prochaine et, pour les ressources trop utilisées, on priorise et repousse les tâches qui ne sont pas exécutables. En d’autres mots, les tâches qui ne sont pas prêtes ou de priorité moindre sont repoussées. On passe également en revue les ressources sous-utilisées pour voir si nous ne pourrions pas les utiliser plus efficacement.
3. L’exécution.
La dernière étape est l’exécution même des tâches. On doit s’assurer que tout se passe bien pour éviter les pertes de temps et afin d’essayer d’anticiper les éléments bloquants. Si une tâche se bloque, on doit tirer d’autres activités pour essayer de recoller les pots cassés.
Pourquoi dois-je planifier ?
En fait, vous planifiez déjà. C’est obligatoire de faire un minimum de planification. Même que souvent les gens le font intuitivement, simplement parce qu’il faut bien voir qui va faire quoi la semaine prochaine. Sinon on va manquer de temps et on va en perdre. On voudra donc faire une planification formelle surtout si le nombre de ressources est grand et/ou si le nombre de tâches et de projets est aussi élevé. Vous éviterez de perdre du temps et pourrez réellement gérer les priorités des tâches en fonction des priorités de l’entreprise.
Le cœur de MS Project repose sur une base de données
Pour bien comprendre le logiciel Project de Microsoft, il faut comprendre qu’il s’apparente à une base de données et non à un tableur. Plusieurs confondent les logiciels de type tableur avec les logiciels de base de données. Il y a certes des similitudes mais il faut tout de même les différencier. Ce qui ressemble le plus entre les deux, c’est certainement la grille principale. Dans le cas de la base de données, cette grille représente des champs et des enregistrements. Dans le cas du tableur, la grille représente des colonnes et des rangées formant des cellules auxquelles on réfère par une adresse. Par exemple, la cellule C4 représente la troisième colonne et la quatrième rangée.
Dans MS Project, les colonnes n’ont pas de références mais plutôt des noms. Ce sont des champs. Un champ prend une valeur pour chaque rangée de la grille, peu importe l’ordre des colonnes. Il est possible que pour certaines rangées, un champ soit laissé vide. Cela dépendra du type de champ. Prenons un exemple : un carnet d’adresses.
Un cas simple de base de données : Publipostage
Dans votre carnet d’adresses, vous choisissez de définir des champs représentant les coordonnées des gens que vous désirez y noter : Nom, Prénom, #Téléphone, adresse de messagerie, no, rue, #app, ville, code postal, pays et plusieurs autres. Pour chaque personne, vous pouvez créer un enregistrement dans la base de données et cet enregistrement sera affiché sur une ligne de la grille. Il est probable qu’un de vos contacts n’ait pas de numéro de fax ou autre. À partir de ce carnet, vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos contacts par le champ de votre choix. Vous pouvez également utiliser ce carnet pour envoyer des publipostages à l’aide de Fusion.
Les données dans MS Project
Sous MS Project, le même principe s’applique. On retrouve la table des tâches et la table des ressources. Ces deux tables font partie d’une même base de données enregistrée sous le fichier de projet : Projet1.mpp par exemple. Cette base de données contient bien d’autres tables, mais nous nous en tiendrons ici à ces deux tables et à leurs interrelations. Nous appellerons ces interrelations des « affectations ». Les affectations sont sauvegardées dans une troisième table dans la même base de données. Nous utiliserons donc trois tables : Tâche, Ressource et Affectation.
La table Tâche contient des tâches et les champs de tâches comme la durée, la date de début et plusieurs autres champs de tâches. Il en est de même pour la table Ressource. Cette dernière contient des champs de ressources, tels que le taux horaire, le calendrier de travail et plusieurs autres champs de ressources.
Les affectations dans MS Project
La table des affectations n’est pas directement remplie par l’utilisateur. Elle se remplit lorsque l’utilisateur affecte une ou plusieurs ressources à une ou plusieurs tâches. Chaque affectation unique (une seule combinaison entre une tâche et une ressource est possible) crée un enregistrement dans cette table. La relation entre la table des tâches et la table des ressources est de m à n. Ce qui implique que toutes les ressources peuvent être affectées à toutes les tâches. La figure ci-dessous illustre parfaitement cette réalité.
On peut observer que la ressource 1 « ABC Inc. » est affectée aux tâches 1, 2 et 3, respectivement « Ouvrir », « Percer » et « Visser ». En créant ces affectations, MS Project copie un certain nombre de champs de tâche et de ressource vers les champs de l’affectation. Par exemple, la date de début de l’affectation sera identique à la date de début de la tâche au moment de créer l’affectation, mais pourrait changer par la suite. Les enregistrements d’affectations sont créés à partir du moment où l’on inscrit le nom d’une ressource dans la colonne « Nom de Ressource » de la table des tâches. Il existe d’autres moyens d’affecter une ressource à une tâche, mais le résultat sera plus ou moins le même. À partir du moment où il y a au moins une ressource affectée à une tâche, Project affiche son nom dans le diagramme de Gantt à droite des tâches.
Il est essentiel de comprendre où sont enregistrées les données de votre projet pour être capable de les retrouver et de les interpréter. Par exemple, si vous cherchez un prédécesseur, vous devrez fouiller dans la table des tâches et si vous désirez valider les taux, ce sera dans la table des ressources. Il existe des cas plus difficiles comme la sur-utilisation ou le travail. Cela fera l’objet d’un prochain article.
