Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- UNDO & REDO, un must!

N'y a-t-il pas une chose que l'on fasse plus dans une journée que le Ctrl-Z? De nos jours, tous systèmes d'exploitation nous offrent la possibilité d'annuler notre dernière action. Même que plusieurs nous offrent la possibilité d'annuler plusieurs de nos dernières actions. À ce titre, Microsoft ont été très long à faire suivre leur logiciel MS Project. Avec la version 2003, un seul niveau d'undo était possible. Avec la version suivante 2007, Microsoft nous ont offert la possibilité d'annuler plusieurs de nos dernières actions mais le problème se situait dans la définition même de ce qu'est une action.

Depuis la version 2010, ils ont utilisé le patron logiciel "memento". Cette stratégie permet donc de créer une pile de dernières actions et de s'y balader avec deux fonctions simples, undo et redo.

Simple, mais essentiel, n'est-ce pas?

• N'oubliez pas que quand vous sauvegardez votre projet, vous effacez la pile d'undo. Vous ne pourrez plus revenir en arrière sauf si vous aviez une copie de sauvegarde de votre projet!
• Vous pouvez également utiliser le Undo et Redo pour faire des simulations, des essais et des scénarios dans votre projet.

2- Gardez espoir sous MS Project : Le bleu pâle!

De loin la plus grande amélioration de MS Projet depuis sa création. Cette simple ligne de code a tout changé:

onChange : { cell.backcolor="lightblue" else cell.backcolor="white" } ;

Avant la version 2010, à l'époque où cette ligne était absente, il fallait garder espoir quand on travaillait avec MS Project. Effectivement, à chaque fois que nous faisions un changement sur les données d'une ou de plusieurs tâches, il fallait espérer que les calculs et les autres paramètres agissent tel que nous le souhaitions. Par exemple, retirer 5 ressources sur 10 d'une activité de formation de 2 jours ne devrait pas changer la durée de la formation à 4 jours. Ou encore, remplacer une ressource surutilisée par une autre, ne devrait pas avoir d’effet sur la date de fin d'un projet.

Depuis 2010 les choses ont changés, le bleu pâle nous montre les cellules qui ont changés de valeur suite à notre dernière action. Nous avons accès aux dates, aux coûts et à tous les paramètres des tâches, ressources et affectations en autant qu'ils sont affiché dans la grille. Ce qui implique que nous devrions développer le réflexe d'observer ce qui a changé. Si les champs qui ont changés sont ceux attendus, pas de problèmes. Mais si les champs qui ont changés ne sont pas ceux auxquels vous vous attendiez, Ctrl-Z et trouvez pourquoi? Il y a assurément une contrainte, un calendrier, un mauvais type de tâche ou un profil de travail qui cause ce changement indésirable.

Le bleu pâle deviendra rapidement votre meilleur ami!