La plus grande des difficultés que les utilisateurs de MS Project rencontrent se trouve souvent dans l'exercice de la mise-à-jour. Plusieurs n’osent même pas utiliser MS Project à cette fin. Ils se contentent de bâtir un échéancier initial et de le soumettre au client pour répondre à la demande du client d'obtenir diagramme de Gantt de l'échéancier du projet proposé. Pourtant MS Project offre bien plus de fonctionnalités que cela. C'est un peu comme s'ils utilisaient Word pour rédiger leurs documents mais inscrivaient les numéros de pages au crayon après l’impression..... Pas trop trop efficace n'est pas?
MS Project nous permet d'enregistrer, dans une section prévue à cette fin, une copie de l'échéancier initial. Cette fonctionnalité se nomme Définir le planning de référence (le Baseline). Pour afficher cette copie initiale sur le diagramme de Gantt, Microsoft nous propose d'utiliser l'affichage Suivi Gantt. Ce dernier affiche en gris le planning de référence et en bleu ou rouge le projet tel qu'il se déroule. Pour pouvoir afficher la variation entre ce qui était prévu et ce qui se passe, nous devrons indiquer au logiciel ce qu'il passé dans le projet. Nous voilà arrivé aux fonctions de mise à jour dans MS Project.
Microsoft mettent à notre disposition une grande variété de possibilités et de méthode pour effectuer la mise à jour dans MS Project. La mise à jour de Project sous MS Project porte essentiellement sur les valeurs réelles et restantes des tâches. Donc on veut indiquer à MS Project des valeurs telle que: Date de début réelle; date de fin réelle; durée réelle; durée restante; travail réel/restant ou coût réel/restant, etc. En indiquant ces information au logiciel il sera en mesure de modifier les dates des tâches suivantes et de calculer les nouvelles dates jusqu'à la fin du projet.
Voici quelques-unes des méthodes populaires pour mettre à jour vos projets:
Les pourcentages d'avancements
La fonction la plus simple et qui s'utilise directement. Vous sélectionnez une tâche et en cliquant sur l'un de ces boutons, vous indiquez au logiciel où vous en êtes avec cette dernière. 5 choix sont disponible soit: 0%, 25%, 50%, 75% ou 100%.
Il faut d'abord se poser une question fondamentale: 50% de quoi? La bonne réponse c'est de la Durée de la tâche. Attention, on le parle ni de la durée de référence ou de la durée restant et encore moins de la quantité de travail. L'inconvénient majeur c'est que c'est long et que les 5 choix sont trop limités pour les tâches longues.
La fonction Mettre à jour le projet
La fonction Mettre à jour le projet permet quant à elle de dire systématiquement au logiciel que l'avancement du projet se déroule tel que prévu jusqu'à une certaine date qu'on nomme date d'état. Quand on utilise cette fonction, le logiciel calcule les % d'avancement correspondants à la date indiqué pour chaque tâche. Cette technique peut-être plus rapide que l'entrée manuelle, mais il ne faudrait pas s'y limiter puisqu'il est rare que les choses se passent exactement tel que prévu. Vous pourriez utiliser cette fonction et modifier les % pour qu'ils correspondent plus à la réalité du projet pour les tâches en retard ou en avance sur ce que vous aviez prévu.
La table Suivi
Cette dernière technique est plus précise. Elle propose d'utiliser les champs suivant: Début réel; fin réelle; %achevé; %physique achevé; Durée réelle; Durée restante; Coût réel et Travail réel. À l'aide de ces champs, l'utilisateur renseigne l'avancement des tâches, manuellement. Cette méthode est très précise puisqu'elle permet non seulement d'indiquer la portion terminée d'une tâche initialement prévu, mais elle permet d'en changer directement les dates et la durée restante. Ainsi si une tâche se termine avant la date initialement prévue, vous profiterez d'une avance dans la suite du projet.
En résumé, la mise à jour dans MS Project se fait de plusieurs façons. Nous vous proposons d'utiliser minimalement ces trois techniques pour renseigner le logiciel sur l'avancement de vos projets. En combinant ces 3 méthodes, vous gagnerez du temps et serez toujours précis. Ainsi, MS Project pourra calculer efficacement les dates des tâches à venir dans vos projets. De plus, si vous effectuez bien votre mise à jour dans MS Projet, vous pourrez utiliser la table Variation. Cette dernière vous indiquera les variations entre les dates (début ou fin) actuel et les dates de références que vous aviez initialement prévus.