MS Project, la bête noire d’Office

MS Project, la bête noire d'Office!

Loin de moi de dire que MS Project est un mauvais outil de gestion de projet. Au contraire c'est un excellent outil de gestion de projet, il est cependant très mal compris par un bon nombre d'utilisateurs. Et oui, parce qu'il est incompris! Tous les logiciels d'Office sont intuitifs et toutes des actions des utilisateurs produisent des résultats attendus. Ce qui n'est malheureusement pas aussi vrai pour Project.

On m'a déjà dit :

Je déteste MS Project parce qu'il prend des initiatives dans mes projets.

C'est trop compliqué, je ne me sers pas de ça.

Ça change tous le temps, ça ne marche pas.

La très grande majorité des utilisateurs des outils de la suite d'Office, ont appris ce qu'ils savent faire en utilisant ces outils au fil du temps et des versions. On dira qu'ils ont appris sur le tas. On installe, on observe, on essaie, et on apprend. Si on applique le même principe à Project, on arrive vite à ce genre de citation qu'on a ci-haut.

Le présent article ne se veut pas une critique de l'outil lui-même, mais plutôt une critique de l'utilisation que plusieurs en font. Selon nous, la solution se trouve dans la bonne compréhension de l'outil et d'éviter l'utilisation "à tâtons" comme on fait avec Word, Excel ou Power Point.

Le mode de prévision manuel par défaut

Depuis la version 2010, Microsoft nous propose le mode de prévision manuel par défaut. Le mode manuel pour calculer le début et la fin des tâches se veut essentiellement un moyen de remplacer le classique diagramme de Gantt fait dans Excel. Le mode manuel va à l'encontre de la raison d'être de Projet. Le but initial lors de l'invention de MS Porject était d'automatiser le calcul des débuts et des fins pour chaque tâche pour éviter cette besogne répétitive au gestionnaire de projet. Ainsi, ce dernier n'aurait plus à compter les jours sur son calendrier. Mais depuis 2010, nous sommes relégués au mode manuel dans les options par défauts. Depuis 2010, la raison d'être de l'outil est désactivé par défaut. Mais POURQUOI???

Dans les faits, plusieurs gestionnaires de projet ne font pas confiance à cette bête noire (Project) et imposent une date de début et de fin pour chaque tâche. Ils gardent le contrôle de leurs projets. C'est un excellent réflexe de gestionnaire de projet. Le désir de garder le contrôle de ce qui se passe dans un projet démontre que le projet est important pour le gestionnaire. Mais de micro-imposer ses décisions sur les débuts et fin ce chaque tâche d'un projet nous fait reculer arrière, avant l'ère des outils informatiques de gestion de projets. Ou encore à la méthode du Gantt dans Excel!

Vous pouvez changer ce paramètre pour choisir le mode automatique

tel qu'il a toujours été avant 2010.

Les types de tâches

Je vous pose une question simple: Quelle est la différence entre une réunion de brainstorming et peindre les murs? Beaucoup de choses me direz-vous. En effet, puisque nous sommes doués d'imagination et d'intelligence, nous, les êtres humain que nous sommes, contrairement aux ordinateurs, sommes capable de comprendre, à la simple lecture d'un mot: "brainstorming" ou "peindre", ce qui est à faire. De plus, nous serons capable de déterminer la relation qu'il y aura entre la quantité de travail et le temps requis en fonction du nombre de ressources affectés à ces tâches.

• La tâche "peindre" : votre tâche prendra deux fois plus de temps si vous avez deux fois moins de ressources pour effectuer la tâche.
• La tâche "brainstorming" : votre tâche requerra deux fois moins de travail si vous avez deux fois moins de ressources pour effectuer la tâche.

C'est d'une simplicité enfantine n'est-ce pas? Quand on peint, on a une quantité de surface fixe et quand on brainstorm, on a une période de temps fixe. Voilà ce qu'est le type de tâche!

Le paramètre "type de tâche" existe seulement parce que l'ordinateur ne comprends pas la différence entre "peindre" et "brainstorming". Comme Project doit solutionner l’équation suivante : Travail = Durée X nombre de ressources, pour toute les tâches d'un projet, on doit lui indiquer lequel des trois paramètres ne changera pas si le nombre de ressources change. C'est ce à quoi sert le type de tâche sert.

Comme nous, les êtres humains, n'avons pas besoin de définir le type de tâche pour comprendre comment les choses se déroulent, nous n'avons pas tendance à aimer définir le type de tâche et souvent on le laisse par défaut. Vous l'aurez deviné, si on le laisse par défaut, les calculs entre les paramètres Travail = Durée X nombre de ressources vont changer mais pas selon la tâche à faire. Cela fera en sorte que vos réunions durerons plus longtemps si il y a moins de ressources pour y assister. Ou encore, que vous aurez à planifier du temps supplémentaire il y a deux semaines.

La voilà, la bête noire!!!

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